Open space: zone, liniște și posturi de lucru care rezistă
Posturi de lucru, zone și acustică proiectate ca un singur sistem – pentru un open space românesc care trebuie să funcționeze marțea și joia, când vin toți, și să respecte cerințele SSM în fiecare zi.
Open space-ul românesc s-a născut în clădirile de clasă A construite pentru centrele de servicii, pentru IT și pentru bănci, și a fost măsurat ani la rând cu o singură riglă: câte birouri încap pe etaj. Rezultatele le cunosc toți cei care au stat la acele birouri – zgomot, niciun loc pentru un apel telefonic, săli de ședințe ocupate de o singură persoană în videoconferință. De când telemunca este reglementată în Codul Muncii și regimul hibrid s-a generalizat, firmele au redus suprafețele și trebuie să încapă mai multe funcții în mai puțini metri. Hotărârea privind cerințele minime pentru locul de muncă stabilește în continuare minimul, dar un open space care îndeplinește doar minimul nu este un loc în care angajatul se întoarce de acasă cu plăcere. Diferența dintre un spațiu care funcționează și unul despre care se plâng stă în ceea ce înconjoară biroul: în dulapurile care împart spațiul, în suprafețele fonoabsorbante acolo unde se vorbește, în încăperile mici la câțiva pași de fiecare post și în dulăpiorul care îi dă angajatului fără birou fix un loc al lui.
Postul de lucru este un sistem: biroul, scaunul, acustica, depozitarea și împărțirea pe zone se proiectează împreună, nu pe rând. Ritmul de lucru românesc are cerințe proprii. Marțea, miercurea și joia sunt zile pline, lunea și vinerea sunt goale – un open space care funcționează doar la ocupare medie eșuează două zile pe săptămână. Vara, fațadele de sticlă din București fac posturile de la fereastră de nefolosit fără jaluzele; iarna, lumina naturală se termină la patru, iar cea artificială trebuie să facă treaba pe care lumina zilei nu o mai face. Cafeaua de dimineață și pauza de la unsprezece sunt instituții pe care spațiul trebuie să le găzduiască fără ca ele să deranjeze pe cei care lucrează. Un proiect bun ține cont de toate acestea înainte de a desena primul birou.
La Mercanti proiectează medii de lucru cu mobilier italian de sistem, construit pentru zece ani de folosire zilnică. Trimiteți-ne planul, numărul de angajați și distribuția zilelor de birou – răspundem cu un plan de zone care pornește de la liniște.
Inspirații
Întrebări Frecvente
Câți metri pătrați pe post de lucru prevedem ca open space-ul să aibă zone, nu doar birouri?
Între 10 și 12 metri pătrați pe post, socotind circulațiile, depozitarea și cota din zonele comune. Hotărârea privind cerințele minime pentru locul de muncă fixează suprafața și volumul minime pe persoană, dar acel minim se referă la postul în sine și nu lasă loc pentru cabine telefonice, mese de lucru în echipă și dulapuri care să împartă spațiul. Sub 8 metri pe post, spațiul devine înghesuit oricare ar fi calitatea mobilierului, iar fiecare conversație devine conversația tuturor. În regim hibrid, numărul birourilor poate fi redus la circa 70 la sută din numărul angajaților, iar metrii economisiți nu trebuie să se întoarcă la proprietar, ci să fie investiți în ceea ce lipsește în aproape orice open space românesc: încăperi mici, posturi de concentrare și locuri unde se poate sta în picioare și vorbi. Verificați și dacă lumina naturală ajunge la posturile de concentrare; într-o clădire din Pipera, locurile de la fațadă valorează mai mult iarna decât vara – cu condiția jaluzelelor pentru după-amiezile de iulie.
Cum proiectăm open space-ul pentru regim hibrid, cu marțea și joia pline și lunea și vinerea goale?
Planificând pentru zilele pline și amenajând pentru zilele goale. Marțea, miercurea și joia open space-ul trebuie să îi cuprindă pe toți fără ca cineva să stea în picioare; lunea și vinerea același spațiu nu trebuie să pară o hală părăsită. Soluția sunt vecinătățile: grupuri mai mici de posturi cu dulăpioare proprii și cu un loc de întâlnire propriu, în care echipa se adună când este la birou, astfel încât locurile goale să se distribuie în loc să se adune într-un capăt mort al etajului. Sistemul de rezervări trebuie să încurajeze așezarea colegilor împreună, nu să o îngreuneze. Dotarea biroului – monitor, stație de andocare, încărcare – trebuie să fie identică pe tot etajul, ca nimeni să nu caute locul mai bun. Dulăpioarele personale din vecinătate fac dintr-un birou partajat un loc în care vii de acasă fără sentimentul provizoratului. Și, fiindcă telemunca se stabilește în scris, merită ca zilele de birou ale echipelor să fie fixate astfel încât ocuparea să se distribuie pe săptămână, nu să se adune la mijloc.
Cum obținem liniște în open space fără un regulament pe care nimeni nu îl aplică?
Lăsând amenajarea să facă treaba. Regulile despre vorbitul încet și ieșitul cu telefonul funcționează câteva săptămâni, apoi dispar, pentru că nimeni nu vrea să îi facă observație colegului de la biroul alăturat. Spațiul trebuie să facă din comportamentul corect cel mai ușor: o cabină telefonică la douăzeci de pași face mai simplu drumul până la ea decât rămasul pe loc; o masă de discuții la marginea zonei face firească ridicarea când conversația trece de două minute; posturile de concentrare, cele mai îndepărtate de circulații și de espressor, sunt protejate de distanță și de dulapuri, nu de afișe. Adăugați suprafețe moi acolo unde se vorbește și un tavan care nu întoarce sunetul. Când amenajarea este corectă, liniștea apare singură, iar puținii care încă vorbesc tare sunt auziți de toți ceilalți – ceea ce, în România, funcționează mai bine decât orice regulament.
Ce rol au dulapurile într-un open space în afară de a ascunde lucruri?
Sunt cel mai important element de delimitare a spațiului și se aleg mult prea des la sfârșit. Rafturile și dulapurile la înălțimea șoldului sau puțin peste împart pardoseala în zone fără să taie lumina, întrerup propagarea liberă a sunetului prin încăpere și dau fiecărei echipe o margine de care să se sprijine. Bine așezate, funcționează totodată ca graniță între circulație și post, ca nimeni să nu aibă trafic în spatele lui. Într-un open space cu birouri partajate, dulăpioarele preiau funcția pe care o avea biroul propriu: locul pentru haină, geantă și documente, care face hot desking-ul suportabil. Alese cu spate fonoabsorbant și cu înălțimea potrivită nevoii de liniște a zonei, rezolvă trei probleme deodată. Alese ca dulapuri întâmplătoare lângă perete, nu rezolvă niciuna. Merită alese și dulapuri care pot fi mutate și reconfigurate: un open space se reproiectează la fiecare trei ani, iar depozitarea care se mută odată cu el este economie reală.
Cum planificăm lumina și protecția solară într-o clădire cu fațadă de sticlă din București?
Ca un capitol separat al proiectului, nu ca un rând în proiectul de instalații electrice. Fațada de sticlă dă două probleme opuse în timp: vara, exces de soare și de căldură la fereastră, cu posturile de la fațadă goale între unsprezece și patru; iarna, soare jos care se reflectă în monitoare și după-amiezi scurte de la ora cinci. Jaluzelele exterioare sau interioare cu reflexie mare, comandate pe zone, salvează posturile de la fațadă vara. Iarna, iluminatul trebuie să funcționeze pe straturi: general fără orbire, de lucru reglabil la fiecare post, mai cald în zonele sociale pentru a da adâncime. Monitoarele se așază perpendicular pe ferestre. Posturile de concentrare stau la fațadă, unde există lumină naturală; sălile și funcțiile de sprijin stau în interior. Planul de lumină se testează într-o după-amiază de decembrie și într-una de iulie, nu în ziua vizionării din aprilie.
Ce înseamnă aerul uscat al climatizării pentru alegerea mobilierului?
Mai mult decât spune catalogul. În clădirile de birouri românești, aerul condiționat care merge din mai până în octombrie și încălzirea din timpul iernii fac ca umiditatea relativă să oscileze între extreme la care lemnul masiv se contractă, furnirul prost susținut lucrează și îmbinările lipite sunt puse la încercare. O piesă de mobilier care nu a fost construită pentru acest ciclu o arată în câțiva ani: rosturi crăpate, uși deformate, canturi desprinse. La achiziție, asta se traduce în trei cerințe: construcții cu furnir pe ambele fețe ale plăcii și materiale de miez stabile, teste și clase de emisii documentate în scris de producător înainte de comandă și o garanție care acoperă comportamentul construcției într-o clădire climatizată, nu doar defectele de fabricație. Producătorii italieni din gama superioară livrează în România de decenii; diferența față de importul ieftin nu se vede în primul an – se vede în al cincilea, la fiecare birou.
Cum planificați un open space în cinci pași: de la formele de lucru la zona-pilot
Pentru administratori de clădiri, arhitecți, responsabili SSM și reprezentanți ai angajaților care amenajează sau reorganizează un open space. Cinci pași care pun liniștea pe primul loc și birourile pe ultimul, și care implică oamenii de la prima întâlnire, nu la recepția lucrării.
Cartografiați formele de lucru pe echipe, nu numărul de birouri
Cereți fiecărei echipe să descrie o săptămână tipică în ore: lucru concentrat, telefon și videoconferințe, lucru împreună în fața unui ecran, scurte puneri de acord, contact cu clienții. Adunați pe zone, nu pe departamente. Această hartă – nu organigrama și nu metrii pătrați – decide câte posturi de concentrare, mese de echipă, cabine telefonice și săli mici are nevoie open space-ul. Un plan care începe cu numărul de birouri optimizează ocuparea; unul care începe cu formele de lucru optimizează munca. Implicați responsabilul SSM și reprezentanții angajaților încă de la această întâlnire: economisește o rundă ulterioară și face soluția a tuturor.
Desenați zonele după circulație, sunet și lumină înainte ca cineva să deseneze mobilier
Marcați mai întâi sursele fixe de zgomot: intrarea, bucătăria, imprimantele, ușile sălilor, vestiarul. Zonele de concentrare stau cât mai departe de ele și cât mai aproape de fațadă, unde este lumină naturală; zonele de lucru în echipă, aproape de zonele comune; circulațiile trec astfel încât niciun post să nu aibă trafic în spate. Introduceți încăperi mici închise – cabine telefonice, camere de două persoane – astfel încât niciun post să nu fie la mai mult de douăzeci de pași de una dintre ele. Așezați monitoarele perpendicular pe ferestre și, la fațadă de sticlă, planificați protecția solară pentru vară. Acest desen este adevăratul proiect al open space-ului; mobilierul este doar execuția lui.
Construiți granițele zonelor din dulapuri și suprafețe moi
Alegeți dulapurile ca delimitare: rafturi și dulăpioare la înălțimea cerută de zonă, cu spate fonoabsorbant, așezate între circulație și post și între zone. Puneți suprafețe fonoabsorbante acolo unde se vorbește – la mesele de echipă, lângă espressor, de-a lungul circulațiilor – nu doar în tavan deasupra posturilor de concentrare, unde se vorbește rar. O pardoseală fonoabsorbantă pe circulații amortizează pașii. Cereți coeficienți de absorbție documentați pentru tot ce se vinde ca acustic și dați prioritate suprafețelor cele mai apropiate de gură, nu celor mai îndepărtate: un panou lângă masa de echipă face mai mult decât trei în tavan deasupra locurilor liniștite.
Standardizați postul și faceți biroul partajat suportabil
Stabiliți un singur standard de birou, scaun, monitor, stație de andocare și încărcare, identic pe tot etajul, ca nimeni să nu caute locul mai bun și tehnica să fie întreținută ca un singur sistem. Biroul reglabil pe înălțime este un dat; cheltuiți bugetul pe scaunul care trebuie să reziste o zi întreagă și pe ghidajul de cabluri care urcă și coboară odată cu blatul. Dați fiecărei vecinătăți dulăpioare personale și un mic loc de întâlnire, ca echipa să se adune când este la birou, iar locurile goale să se împrăștie în zilele liniștite. Sistemul de rezervări trebuie să încurajeze așezarea colegilor împreună, nu invers.
Amenajați o zonă-pilot și lăsați utilizatorii să decidă restul
Dotați o zonă completă pentru o echipă timp de patru până la șase săptămâni: posturi, dulapuri, panouri, cabină telefonică, masă de echipă. Măsurați apoi două lucruri: liniștea resimțită, printr-un chestionar scurt și anonim, și modificările reale făcute de echipă – dulapuri mutate, scaune trase deoparte, cabine pe care nu le folosește nimeni. Corectați planul pe baza acestor observații înainte de a-l repeta pe tot etajul. O zonă-pilot costă un colț de open space; o greșeală copiată pe trei etaje costă o reamenajare și un an de nemulțumire pe care nicio petrecere de firmă nu îl compensează.