Când un oaspete intră în biroul tău, locul în care se va așeza a fost hotărât înainte ca el să bată la ușă, de cel care a pus acolo scaunul. Pe 27 octombrie se deschide la Köln ORGATEC, târgul dedicat mediilor de lucru și spațiilor contract, iar motto-ul ediției privește tocmai acest teren: „From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”.
Organizatorul explică alegerea punând în centru dimensiunea umană: cum se raportează oamenii unii la alții în mediile de lucru și contract și cum fac față unei schimbări care nu se oprește. Digitalizarea, modelele hibride, sustenabilitatea și nevoia tot mai mare de colaborare, scrie el, schimbă felul în care înțelegem și creăm spațiile. Motto-ul descrie un drum care pleacă din camere și ajunge la relații. Eu l-aș citi mai scurt: o cameră este deja o relație. Distanța la care stă oaspetele și locul pe care îl ia la masă pregătesc conversația înainte să se rostească prima frază, iar amândouă stau deja, fără să le fi numit cineva, pe planul de amenajare.
Dreptul românesc are un cuvânt pentru această materie. Hotărârea de Guvern nr. 1.091 din 16 august 2006, care stabilește cerințele minime de securitate și sănătate pentru locul de muncă și transpune Directiva 89/654/CEE, cere ca încăperile de lucru să aibă o suprafață, o înălțime și un volum de aer suficiente, astfel încât lucrătorii să își facă treaba fără riscuri pentru securitatea, sănătatea sau confortul lor. Mai departe, la principiile ergonomice din anexa 1, textul spune că dimensionarea locului de muncă se face în funcție de „particularitățile anatomice, fiziologice, psihologice ale organismului uman”, de dimensiunile și caracteristicile mobilierului de lucru și de „necesitatea asigurării confortului psihofizic”.
În punctul acela nu apare nicio cifră. Hotărârea pune psihologia alături de mobilier, iar eu citesc aici o sarcină lăsată proiectului: să-i dea o măsură.
Anexa 1 se aplică locurilor de muncă folosite pentru prima dată după intrarea în vigoare a hotărârii, la 1 octombrie 2006, iar articolul 9 cere ca modificările, extinderile și transformările făcute după aceea să fie în concordanță cu aceeași anexă. De aici citesc că și reamenajarea unui birou existent intră sub acest text. Măsura lipsă o caut mai întâi într-un studiu din 1965 care a urmărit cum își aleg studenții locul la masă.
La masa de ședințe, fiecare loc are o preferință a lui
În Further Studies of Small Group Ecology (Sociometry, 1965), Robert Sommer a evaluat prin chestionare unde ar sta oamenii la masă, după ceea ce au de făcut împreună. Răspunsurile desenează patru preferințe: colțul mesei pentru o discuție fără miză, locul alăturat pentru colaborare, locuri depărtate pentru cine lucrează pe cont propriu, locul din față pentru competiție. Pe lângă chestionare, a observat perechi de studenți: în cantină, unde vorba era încurajată, se așezau față în față; în bibliotecă, unde nu era, la distanță. Studiul discută și rolul contactului vizual în aceste așezări.
Sunt preferințe declarate acum șaizeci de ani, nu rezultatele unor ședințe. Le folosesc totuși ca listă de verificare: pe planul unei săli, înainte de a comanda mese de conferință, aș nota lângă fiecare scaun ce fel de discuție va găzdui.
Biroul directorial alege distanța, deci și registrul
Edward T. Hall a scris în 1966 The Hidden Dimension, o carte despre distanțele pe care oamenii le păstrează între ei. Faza îndepărtată a distanței sociale merge, după Hall, de la șapte la douăsprezece picioare, cam între 2,1 și 3,7 metri. Discuțiile de afaceri și cele sociale purtate la capătul îndepărtat al acestei distanțe au, observă el, un caracter mai formal decât cele din faza apropiată. Tot el notează că birourile persoanelor importante sunt destul de mari ca să țină vizitatorii acolo. Și chiar într-un birou cu mobilier de dimensiuni standard, scaunul din față se află la opt sau nouă picioare de omul care stă în spatele biroului, adică între 2,4 și 2,7 metri.
Punctul 15 al hotărârii cere, pentru zona neocupată a postului de lucru, destulă libertate de mișcare pentru ca lucrătorul să își îndeplinească sarcinile. În fața unui birou directorial (despre biroul directorial italian am scris pe 12 octombrie), zona aceea are, după mine, încă o funcție: acolo stă oaspetele. De aceea aș mai face pe plan o măsurătoare, de la scaunul celui din spatele biroului până la scaunul vizitatorului, și aș hotărî dinainte dacă acea cameră servește semnăturilor sau confidențelor. Dacă trebuie să le servească pe amândouă, are nevoie de două distanțe, una la birou și una departe de el.
În echipele de cercetare studiate de Allen, distanța rărește discuțiile săptămânale
Probabilitatea ca doi oameni să comunice săptămânal, pusă în legătură cu distanța dintre locurile lor: aceasta este măsura lui Thomas J. Allen în Managing the Flow of Technology (MIT Press, 1977), o carte despre circulația informației tehnice în organizațiile de cercetare și dezvoltare. Că probabilitatea scade cu distanța, scrie el, probabil nu surprinde pe nimeni; surprinzător găsește ritmul real al scăderii. În The Organization and Architecture of Innovation, scrisă cu Günter Henn treizeci de ani mai târziu, un grafic arată din nou probabilitatea de comunicare în scădere pe măsură ce distanța crește.
Datele lui Allen vin din organizații de cercetare și dezvoltare, nu din orice birou, și așa le folosesc. Festivalul despre cultura muncii găzduit de ORGATEC își dă și o temă, „Connected Cultures”: în descrierea organizatorului, colaborare hibridă și culturi de companie care leagă oamenii. Pentru un birou din România, momentul în care această temă devine concretă îl numește articolul 9 al hotărârii: o transformare a spațiului. La o reamenajare aș începe cu o foaie pe care notez cine trebuie să vorbească cu cine în fiecare săptămână, și abia apoi aș decide unde intră posturile și zonele cu mobilier colaborativ și coworking.
Ce cere hotărârea și ce măsură îi dau cercetările
Corespondențele de mai jos sunt lectura mea; hotărârea nu citează aceste studii.
„Libertate de mișcare” în zona neocupată a postului (pct. 15.2). În fața unui birou directorial, zona aceea este și locul vizitatorului: distanța ei se hotărăște pe plan.
„Particularitățile […] psihologice ale organismului uman” (pct. 23.1). Sommer: colțul pentru conversația fără miză, locul alăturat pentru colaborare, locurile depărtate pentru lucrul fiecăruia, locul din față pentru competiție, ca preferințe declarate.
„Modificări, extinderi și/sau transformări” (art. 9). Allen: în organizațiile de cercetare și dezvoltare pe care le-a studiat, probabilitatea de a comunica săptămânal scade odată cu distanța dintre locuri, într-un ritm pe care el însuși îl găsește surprinzător.
„Necesitatea asigurării confortului psihofizic” (pct. 23.1). Hall: cu un birou standard, scaunul oaspetelui stă la 2,4-2,7 metri de cel din spatele biroului, în faza îndepărtată a distanței sociale, unde conversația are un caracter mai formal.
La Köln mă voi uita întâi la scaunul oaspetelui
La ORGATEC voi merge cu planul unui birou în minte. Voi căuta, la fiecare masă și la fiecare birou expus, unde ar ajunge să stea cel care vine să asculte și cât de departe ar rămâne de cel care decide. Aceleași întrebări le pun și unei săli de ședințe din Cluj sau unui birou din București.
Câștigul, după mine, se vede în lucruri mici, care se repetă zi de zi: un colaborator chemat pentru o discuție grea nu mai stă la distanța la care ai pune un furnizor venit să negocieze, iar cine conduce o ședință poate schimba tonul fără un cuvânt în plus, doar alegând unde se așază.
O cameră se mobilează o dată; conversațiile din ea se poartă în fiecare zi, la distanța aleasă atunci.
Răspunsuri rapide
Când are loc ORGATEC 2026? La Köln, între 27 și 30 octombrie 2026. Motto-ul ales de organizator este „From rooms to relationships: designing spaces in an ever-changing world”.
Ce spune HG 1091/2006 despre dimensionarea locului de muncă? În anexa 1, la principiile ergonomice, hotărârea spune că dimensionarea locului de muncă se face în funcție de particularitățile anatomice, fiziologice și psihologice ale organismului uman, de dimensiunile mobilierului de lucru și de necesitatea asigurării confortului psihofizic. Anexa 1 se aplică locurilor de muncă folosite pentru prima dată după 1 octombrie 2006, iar articolul 9 cere ca modificările, extinderile și transformările ulterioare să fie în concordanță cu ea.
La ce distanță stă oaspetele în fața unui birou, după Edward T. Hall? În The Hidden Dimension (1966), Hall observă că, într-un birou cu mobilier standard, scaunul din față se află la opt sau nouă picioare, circa 2,4-2,7 metri, de omul din spatele biroului. Faza îndepărtată a distanței sociale merge, după Hall, de la 2,1 la 3,7 metri, iar conversațiile purtate acolo au un caracter mai formal.
Cum preferă oamenii să stea la masă când colaborează? În chestionarele din studiul lui Robert Sommer publicat în Sociometry în 1965, cei care colaborează preferă locul alăturat, cei care discută fără miză colțul mesei, iar cei aflați în competiție locul din față. Sunt preferințe declarate, nu rezultate ale unor ședințe.
Distanța dintre posturi schimbă comunicarea? În organizațiile de cercetare și dezvoltare studiate de Thomas J. Allen (Managing the Flow of Technology, 1977), probabilitatea ca două persoane să comunice săptămânal scade odată cu distanța, într-un ritm pe care Allen însuși îl consideră surprinzător.